第五条 学院实行会议审批制度，各类会议举办前应将会议方案（包括会议内容、规模、会期和按标准测算的经费预算等）和会议审批表（见附表）报相关领导审批，审批具体规定如下：
（一）各二级学院(部、中心)根据教学、科研等工作的实际需要举办或承办的业务会议由二级学院行政主要负责人审批；其中召开的表彰、庆祝、纪念活动的会议还需分管或联系的学院领导审批。
（二）职能部门举办的各类行政性会议、业务性会议由学院分管领导批准，涉及全校性的会议由党委书记（或院长）审批。
（三）学院承办、协办的由上级部门主办的行政会议、业务培训会议，需按隶属关系，报请上级部门审批，由牵头部门负责组织，相关部门予以配合。
（四）学院承办、协办的与外单位间有关业务工作联席会议，报请学院分管领导审核后，再报院长审批，由牵头部门负责组织，相关部门予以配合。
第六条 各部门不得未经批准擅自以学院名义对外承办各类会议。已批准对外承办的会议按照“谁承办，谁负责；谁批准，谁监督”的原则，由具体的承办部门负责各项会务工作。
第七条 会议召开前，会议举办者应编制会议预算，列明会议的名称、主要内容、举办时间、地点及场所、参会人员范围及人数、工作人员数。受托承办会议或联合举办会议的，还应提供委托单位相关文件，编制会议经费来源及支出预算。使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开的会议，应在经费批复的会议费预算额度和标准内开支会议费。
会议预算按会议审批程序审批前先报计划财务处审核。
第八条 召开会议应当改进会议形式，充分利用网络等现代化信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
第九条 各类会议应优先安排在学院内部的会议室、宾馆等场所。确需在其他饭店（宾馆）召开的，应当安排在四星级以下（含四星级）定点饭店（宾馆）。
无外地参会人员的会议，原则上在学院内部会议室召开。在海口市行政区域内举办的会议，学院代表及属于海口市行政区域内的参会人员，一律不安排住宿；工作人员除必须驻会的以外，不安排住宿。
第十条 严格控制到外埠（即海口市行政区域以外，下同）举办各类会议。与外埠学校、单位（如项目首席单位、子课题单位、项目所在地或项目甲方指定等情形）联合举办会议的，需提供项目任务书或预算书等相关材料。其他因特殊事由确需在外埠举办会议的，提交相关说明材料经费管理部门审核后提交学院分管领导批准。
第十一条 需委托会务公司承办的会议，应择优选择承办单位并签订合同。会议费达到学院招投标额度的，应按照规定程序进行招标，确定承办单位。
第十二条 协助其他单位办会并承担部分会议费的，应签订合同（协议）。合同（协议）中列明会议名称、会议内容、会议议程、参会人数、会议地点、分摊会议费用的理由和比例依据等。
第十三条 受上级主管部门或其他单位委托承办会议，应根据委托单位性质、委托协议内容和会议类型，执行相应的开支标准。获全额资助的学术会议，资助方对会议标准、会议地点和开支范围有特定要求，并在资助协议中约定的，按协议执行。
第十四条 会议费应严格遵循“收支两条线”的原则，所有会议收入应及时上交学院计划财务处，严禁自收自支。
